Logiciel de gestion de parc informatique : les avantages

Gérer efficacement l’inventaire et le parc informatique est indispensable pour le bon fonctionnement de toutes les organisations. C’est un travail qui couvre de nombreux aspects qu’il s’agisse d’effectuer le suivi technique du parc (installer le matériel et le configurer, effectuer des mises à jour régulières, dépanner les utilisateurs en cas d’incidents…) ou encore d’administrer les ressources informatiques (suivre l’inventaire du matériel et des logiciels, suivre les stocks, anticiper les achats pour ne pas être pris au dépourvu…).

On voit bien que cela n’exige pas seulement des compétences techniques, le responsable du parc informatique doit aussi agir en gestionnaire capable de suivre et d’établir un budget prévisionnel de fonctionnement cohérent et adapté.

Pour ne pas se laisser déborder et bien structurer la gestion du parc informatique, il est indispensable d’appliquer certaines bonnes pratiques et de les intégrer dans un logiciel de gestion du parc informatique.

 

Quelles bonnes pratiques pour gérer un parc informatique ?

Bien gérer le parc informatique permet d’optimiser ses coûts de fonctionnement tout en augmentant la durée de vie des équipements et en limitant les risques d’incidents. Nos expériences avec nos clients équipés de nos solutions ITSM et GMAO nous ont permis d’identifier les 6 meilleures pratiques en la matière :

 

Homogénéiser les équipements du parc informatique

Des ressources informatiques hétérogènes induisent forcément une plus grande complexité. A contrario, l’homogénéisation permet de standardiser le suivi des matériels et des logiciels utilisés, ce qui offre de nombreux avantages :

  • Faciliter le travail des techniciens pour configurer, maintenir et dépanner un matériel et des logiciels standardisés, donc connus et maitrisés.
  • Bénéficier d’une meilleure marge de manœuvre dans la relation avec un fournisseur unique, en négociant par exemple des remises plus importantes lors d’achats groupés. Le service après-vente et la gestion des contrats de garanties sont également simplifiés.
  • Simplifier la gestion des stocks, notamment pour les pièces de rechange et les consommables.

 

Dresser un inventaire régulier du parc informatique

Cela vous permet d’évaluer l’utilisation réelle des équipements et des logiciels informatiques, et d’identifier les équipements obsolètes.

Matériel et périphériques inutilisés, licences non-exploitées, mais également applications et bases de données obsolètes : tout cela encombre les services informatiques et immobilise inutilement une partie de votre budget informatique. L’inventaire régulier permet d’assainir le parc informatique en supprimant les équipements obsolètes et de prendre les meilleures décisions d’achats pour l’optimiser.

 

Automatiser les processus manuels dans la gestion quotidienne

La gestion de parc informatique implique de nombreuses tâches, certaines plus répétitives que d’autres. Utiliser un logiciel adapté permet d’automatiser les tâches prévisibles et c’est un bon moyen de gagner en productivité :

  • Installer et mettre à jour des logiciels sur l’ensemble des postes de travail,
  • Éteindre automatiquement les postes de travail passés une certaine heure (et réduire au passage sa consommation énergétique).

 

Exploitez les capacités du Cloud pour optimiser les infrastructures informatiques

Le Cloud Computing s’est largement démocratisé dans les organisations, notamment en apportant de nouvelles façons de “consommer des ressources informatiques à la demande”.

Au-delà des modèles les plus répandus (SaaS, IaaS, PaaS), de nouveaux modèles adaptés à des usages plus spécifiques apparaissent : c’est le cas par exemple du DaaS (Database as a service) ou du NaaS (Network as a service). Le Cloud apporte alors davantage de flexibilité en vous permet de vous affranchir des infrastructures nécessaires. Cela signifie moins de matériel et d’équipements à gérer et à maintenir puisque cela dépend désormais du prestataire Cloud et c’est autant de temps gagné pour le service informatique.

 

Favorisez les clients légers pour vos postes de travail

Les clients légers sont à la fois moins coûteux que les postes traditionnels, tout en étant plus robustes et d’une durée de vie supérieure. Tous les gestionnaires de parc informatique sont conscients des avantages à travailler avec des clients légers :

  • Faciliter les déploiements de nouveaux postes : la virtualisation permet d’optimiser les ressources nécessaires et d’accélérer la procédure.
  • Simplifier les mises à jour : l’administration centralisée permet de mettre à jour l’ensemble des postes en quelques clics.

Les avantages ne sont pas que techniques : avec un coût matériel et une consommation énergétique réduite, une maintenance moindre conjuguée à une durée de vie plus longue, le coût total de possession d’un client léger est en moyenne inférieur de 40% !

 

Cadrez la tendance du BYOD

Le BYOD (Bring your Own Device) est une pratique incitant les collaborateurs de l’entreprise à utiliser leur propre matériel (ordinateur, tablette ou smartphone) dans un contexte professionnel. Cette pratique est bien sûr tentante pour l’entreprise afin de limiter ses coûts de fonctionnement, mais elle n’est pas dénuée de risques, notamment en matière de sécurité.

Le BYOD a tendance également à favoriser le Shadow IT, c’est à dire l’utilisation d’applications qui échappe au contrôle du gestionnaire de parc informatique.

Quelques bonnes pratiques pour cadrer cette tendance et conserver le contrôle :

  • Sensibiliser vos utilisateurs aux risques informatiques.
  • Mettre en place des mesures de sécurité : mots de passe robustes, chiffrement des flux, antivirus, etc.
  • Définir des procédures en cas de perte ou de vol du terminal : par exemple s’assurer que chaque personne saura comment effacer à distance les données.

 

Quels avantages à une solution unique et intégrée pour gérer à la fois le parc informatique et les services associés ?

Un logiciel de gestion de parc informatique permet un suivi en temps réel de l’ensemble du patrimoine informatique et technique de l’entreprise. Lorsque qu’il est intégré avec le logiciel ITSM, il apporte des gains de productivité et d’efficacité encore supérieurs !

 

Le logiciel de gestion de parc permet une administration centralisée

Un logiciel de gestion de parc informatique offre un référentiel unique qui facilite l’accès à l’ensemble des informations relatives au parc : cela est particulièrement utile lorsque le parc informatique est réparti sur plusieurs sites distants et que les gestionnaires sont dispersés.

Cette centralisation apporte une vue d’ensemble et lorsque le logiciel de gestion de parc informatique intègre une CMDB (Configuration Management Database), il est possible non seulement de lister tous les équipements, mais également de visualiser les relations entre eux (ce qu’on appelle les configurations).

Le logiciel de gestion de parc informatique centralise enfin toute la documentation technique du système d’information, et en facilite l’accès pour les utilisateurs comme pour les administrateurs.

 

Le logiciel de gestion de parc informatique facilite les interventions

Le logiciel de gestion de parc informatique permet d’automatiser un grand nombre d’interventions courantes. Les opérations de maintenance préventive sont anticipées, planifiées et coordonnées dans un référentiel unique. La plupart des opérations routinières telles que les mises à jour, ou encore les communications peuvent être automatisées.

En matière de maintenance corrective, le logiciel de gestion de parc informatique intégré à un outil HelpDesk permet de centraliser l’ensemble des demandes et d’assurer une intervention rapide.
Enfin, le logiciel de gestion de parc informatique est capable de générer automatiquement des tableaux de bord et des rapports statistiques complets, ce qui permet un monitoring en temps réel du parc informatique.

 

Contribuer à l’amélioration continue des services informatiques

Intégrer un logiciel de gestion du parc informatique va certes faciliter l’administration quotidienne du parc et l’inventaire mais lorsque ce logiciel est intégré avec d’autres services et d’autres solutions, il pourrait vous apporter encore plus d’avantages

Par exemple, la prise en compte de statistiques d’incidents et de coûts liés aux interventions sur certains équipements pourrait influer le service des achats pour varier les fournisseurs et prendre de meilleures décisions.

Dans le même ordre d’idées, si le logiciel est intégré avec les outils comptables existants, cela permet une gestion budgétaire plus fine tenant compte du calcul du coût total de possession (TCO pour Total Cost of Ownership) pour chaque équipement, ou encore la prise en compte des amortissements.

 

Intégrer un logiciel de gestion du parc informatique et des services informatiques associés constitue une étape clé dans l’amélioration continue des services informatiques de votre organisation.

Améliorer vos services informatiques de manière durable