Quelle checklist pour réussir l’implémentation de votre projet GMAO ?

Réussir la mise en place d’un projet GMAO repose sur plusieurs prérequis et facteurs clés de succès : gouvernance, cahier des charges exhaustif, reprise des données, accompagnement au changement… Nos expériences de déploiement nous ont montré qu’il y 5 points clés qui doivent être parfaitement maîtrisés si le chef de projet GMAO veut mettre toutes les chances de son côté !

Préparer en amont la gouvernance du projet GMAO

Ce préalable est malheureusement souvent sous-estimé. Lors des recherches de logiciels de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), une ou plusieurs personnes des services techniques sont souvent impliquées mais le chef de projet n’est pas toujours désigné en fonction de sa capacité à mener à bien le projet mais plutôt en fonction des disponibilités et contraintes opérationnelles du quotidien.

Outre ses compétences indispensables sur les processus de maintenance et la gestion des actifs, le chef de projet GMAO doit être reconnu pour sa légitimité et être capable de communiquer régulièrement avec l’équipe tout au long du projet.

Une lettre de mission définissant clairement le périmètre de ses missions lui sera remise dès le lancement du projet GMAO. Celle-ci diffère du cahier des charges : elle se concentre sur le rôle de chacun des intervenants du projet – en particulier celui du chef de projet – et non sur les fonctionnalités attendues du logiciel de GMAO. Elle précisera également les attentes en termes d’objectifs à atteindre, les délais, la démarche de gestion de projet à suivre (méthodologie, communication, décisions, indicateurs de suivi), ainsi que les moyens humains et financiers mis à disposition pour y répondre.

Anticiper les freins éventuels au changement

Comme dans tout projet de changement de logiciel, et donc, de procédures internes de fonctionnement, analyser les impacts pour identifier les risques potentiels fait partie des travaux préparatoires indispensables.

Dans un projet GMAO, trois types d’utilisateurs peuvent ainsi être identifiés :
• Toute personne susceptible d’effectuer une requête à destination des services techniques.
• Les services techniques et le service de maintenance informatique qui vont gérer ces requêtes, effectuer la maintenance préventive et corrective et réaliser l’inventaire des différents actifs matériels.
• Les managers, qui ont besoin de mieux planifier les opérations en suivant les statistiques de productivité des équipes et les coûts de maintenance.

Pour chacun de ces groupes d’utilisateurs de la GMAO, le chef de projet doit être en mesure d’analyser les attentes et les risques afin d’apporter les bonnes réponses aux freins identifiés à travers un plan de communication et un programme de formations conçu en lien avec le service Ressources Humaines.

Parmi les points de blocage qui peuvent également être rencontrés, l’uniformisation des modes de fonctionnement pour s’adapter au logiciel GMAO sans tenir compte de certaines attentes des utilisateurs finaux peut entraîner une certaine résistance au changement. Le chef de projet GMAO s’assurera de montrer aux utilisateurs la création de valeur à l’issue du projet afin de garantir leur implication tout au long du projet et leur adhésion au moment du démarrage.

Rédiger un cahier des charges

Un projet GMAO dépasse le simple cadre de la maintenance puisqu’il réunit toutes les parties prenantes au sein d’un même environnement. Il est donc important de bien formaliser les besoins fonctionnels (maintenance curative et préventive, achats, gestions des stocks etc.) dans un cahier des charges exhaustif et centré sur la gestion des actifs au sens large.

Pour cela, le cahier des charges devra préciser clairement :
• Les objectifs et avantages attendus pour chaque groupe d’utilisateurs (technicien, responsable maintenance, gestionnaire de stock, acheteur, ingénieur sécurité, auditeur, etc.).
• La compatibilité avec certaines méthodes et référentiels : AMDEC, Maxer, ITIL® etc.
• L’écosystème applicatif dans lequel le logiciel GMAO devra s’insérer et notamment les interfaces de données qui devront être mises en œuvre.
• Le contexte organisationnel : le logiciel doit-il être déployé sur plusieurs sites, dans des organisations aux entités juridiques distinctes ? Afin d’identifier très tôt si une base de données unique mais multi-organisations devra être mise en place.

Bien préparer la reprise des données

Tout logiciel de GMAO est une coquille vide sans une base de données des équipements bien structurée. La reprise des données actuelles, leur nettoyage et la qualification des référentiels tout autant que les liens avec les procédures de maintenance sont des étapes essentielles pour démarrer sur de bonnes fondations.

Toutes nos expériences de déploiement confirment que construire la CMDB (Configuration Management Database) du futur logiciel GMAO est peut-être le point le plus critique dans le projet. Les difficultés surviennent particulièrement quand la société ou le groupe a évolué sans homogénéiser les modes de management et de gestion des processus opérationnels.

Trois étapes sont nécessaires pour concevoir un outil utilisable par tous les acteurs :
• L’identification des actifs et la définition de la nomenclature : il s’agit d’inventorier les différents actifs et ressources tel que fournisseurs, utilisateurs et autres acteurs. Si la liste existe déjà, elle doit être validée ou complétée par un audit terrain en veillant à bien vérifier les notions de familles, sous-familles et groupes… La nomenclature doit satisfaire tous les métiers, c’est pourquoi elle doit être testée et validée avant d’être injectée dans le système.
• La codification et la désignation des différents équipements : la codification doit être unique afin de réaliser des mouvements d’éléments sans avoir à les renommer. La désignation doit être clairement définie afin d’être facilement exploitable et comprise par tous les acteurs. Toute nouvelle création d’équipement devra respecter la codification et la désignation en vigueur.
• La définition des processus opérationnels : il s’agit de mettre en adéquation les opérations de l’outil avec la réalité du terrain (gestion des opérations curatives, gestion des opérations préventives, gestion des stocks, gestion des achats etc.). Une méthode assez simple est de décrire les étapes d’un processus point par point.

Privilégier un déploiement progressif plutôt qu’en Big-Bang

Il est désormais temps de déployer le logiciel GMAO. Nous vous conseillons de construire un plan projet progressif pour ne pas tout changer du jour au lendemain. La migration des différents processus et fonctionnalités les uns après les autres permet de favoriser l’adhésion des utilisateurs et surtout de vérifier que le projet avance bien en phase avec les objectifs fixés dans le cahier des charges au départ.

Certains départements peuvent servir de groupes pilotes avant de procéder à un déploiement plus large. Une fois la mise en œuvre achevée, il convient de faire vivre le logiciel GMAO dans le temps : optimisation des paramétrages, adoption de nouvelles fonctionnalités, formations régulières…, afin que les utilisateurs finaux se l’approprient sur le long terme.